10 passos para um Plano de Contingência eficiente

O que é um plano de contingência?

O Plano de contingência é um documento de pré-planejamento para possíveis eventos de saúde pública. Sua elaboração tem origem na identificação de riscos, vulnerabilidades e capacidades que possam ser danosas para a saúde pública de uma determinada localidade. O plano de contingência envolve orientação e treinamento para a implementação de medidas de mitigação de riscos, preparação de uma resposta adequada aos diferentes cenários de crise e, consequentemente, permanecer em estado de prontidão.

O principal objetivo de um plano de contingência é reunir informações, diretrizes e procedimentos que devem ser utilizados em situações de crise ou emergência. O plano deve ser testado por meio de simulados e modificados sempre que necessário. Há a possibilidade do plano ser readequado, durante sua aplicação, em vista dos acontecimentos que podem ocorrer in loco durante a emergência em saúde. Por isso, é recomendado após a emergência ou crise, que se avalie a efetividade do plano e, se necessário, seu aprimoramento diante das evidências.

Alguns princípios são essenciais para um efetivo plano de contingência como: ser prático; simples e fácil de executar; viável e realista; passível de ser monitorado e atualizado; frequentemente testado por meio de exercícios e simulações, orientado para uma operacionalização, garantindo, ainda, o uso justificado e racional dos recursos disponíveis.

O plano de contingência é, portanto, instrumento fundamental para nortear a resposta à determinada tipologia de emergência em saúde pública no âmbito do Centro de Operações de Emergência em Saúde. A elaboração e a revisão dos Planos de Contingência são de responsabilidade das áreas técnicas competentes da Vigilância em Saúde e de Atenção primária e especializada.

Agora que você sabe o por quê da importância da elaboração de um plano de contingência e, em que situações ele é útil, confira os 10 passos para elaborar um Plano de Contingência efetivo.

Passo 1 – Estabeleça uma equipe de planejamento e liste os principais riscos em sua localidade.

O primeiro passo é encontrar pessoas capazes de desenvolver o plano. Como toda equipe, é essencial a presença da figura de um líder, preferencialmente com experiência em gestão em saúde e de emergências; de planejamento estratégico e de avaliação de risco. A figura do líder é fundamental na organização da equipe bem como na distribuição de tarefas e avaliação do desempenho dos colaboradores. Porém, atente-se em não tornar a equipe muito grande e complicada. Também é fundamental a revisão de planos já elaborados em outras esferas como estaduais e federais, isso garantirá um alinhamento e consistência entre os planos de diferentes esferas.

Outro ponto essencial nesta etapa é listar os riscos presentes na região, mesmo que não haja a iminência de uma crise, a elaboração com antecedência do plano de contingência para diferentes riscos possibilita uma resposta mais eficaz.

Passo 2 – Organize-se para a fase de planejamento.

Nesta fase é fundamental a definição de metodologia, estrutura e cronograma para que o plano de contingência seja seguido à risca. Além disso, é essencial atentar-se a diversos aspectos que podem afetar seu planejamento e que, ao serem levados em conta, podem contribuir para que seu plano seja mais efetivo. Alguns deles são:

• Em regiões fronteiriças, que podem ser porta de entrada para doenças, considerar o planejamento em nível internacional e nacional para além do local;
• Tenha em mãos outros planos operacionais que possam conversar e orientar o desenvolvimento de seu plano de contingência;
• Atente-se ao perfil de risco do território de sua localidade. Quanto maior o risco do surgimento de uma emergência de saúde pública, mais importante será a construção de um plano completo e viável.

Passo 3 – Inicie o planejamento.

Após o estabelecimento do plano de atividades, crie um rascunho do modelo do plano de contingência. Após construir um modelo, faça questão de encaminhá-lo para os colaboradores e especialistas de sua equipe para que possam auxiliar com insights e observações para cada uma das seções. É fundamental que você também encaminhe as diretrizes e leituras relevantes que contextualizam seu plano conforme o risco que está sendo estudado e a localidade onde o plano será executado. Neste momento, verifique também se o plano é alcançável e realista.

Lembre-se, sempre que possível, analise seu rascunho periodicamente e verifique se o planejamento está no caminho certo.

Passo 4 – Escreva o plano.

É hora de pôr a mão na massa. Após várias etapas de preparação e planejamento, agora é a hora de iniciar a escrita de seu plano de contingência no modelo já estabelecido. Nesta etapa é recomendada a presença de um redator técnico para que possa coordenar e ajudar na formatação do plano, já que se trata de uma construção coletiva em diferentes seções do documento.

Passo 5 – Faça a revisão

Esta etapa possui duas frentes: a primeira realizada por pares e a segunda pelas partes interessadas. Ambas devem garantir que os feedbacks produzidos sejam incorporados ao plano, quando apropriados.

Passo 6 – Teste o plano e faça exercícios regulares.

Para evitar surpresas na hora de lidar com uma crise e/ ou emergência é fundamental testar o plano para verificar se o mesmo apresenta situações prováveis de ocorrência e se é alcançável, ou seja, capaz de gerenciar ou solucionar o problema. Não há a necessidade do teste ser complexo nem de ser realizado em larga escala, uma mesa de discussão pode ser suficiente para desenvolver um bom exercício de teste, onde diferentes cenários e soluções podem ser propostos.

Passo 7 – Obtenha a aprovação dos interessados.

Após a etapa de testes, é necessário que o plano de contingência seja enviado para as partes interessadas para a aprovação. As partes interessadas devem verificar e concordar com todas as suas tarefas e responsabilidade designadas no plano. Pode ser necessário estabelecer um prazo para a devolução do documento para, no caso de revisões e alterações, possam ser feitas em tempo hábil. Apesar da aprovação, não restringe o plano de ser atualizado conforme as simulações e testagens. Para isso, um cronograma de exercícios pode ser elaborado e utilizado para esta atividade.

Passo 8 – Publique o plano de contingência.

Versões impressas e digitais podem ser desenvolvidas e as mesmas devem ser distribuídas a todos os envolvidos na resposta. É importante que o máximo de pessoas conheçam e tenham acesso ao plano. Por isso, faça a disseminação do mesmo de forma clara, em sites confiáveis e de fácil acesso.

Passo 9 – Instrua e treine todos os envolvidos na resposta.

Todos os envolvidos na resposta devem estar cientes de seu papel e preparados para executar as ações descritas no plano de contingência. Com isso, pode haver a necessidade de instrução e treinamento de alguns grupos para melhor execução do plano de contingência. Algumas pessoas podem ser treinadas em múltiplas funções, essas habilidades adicionais poderão fornecer uma importante reserva de segurança para o caso de outros envolvidos se ausentarem ou adoecerem.

Passo 10 – Revise e atualize o plano.

Após cada exercício ou emergência que requeira a ativação do plano de contingência, o mesmo deve passar por uma revisão e atualização, levando em conta principalmente as principais lições que foram aprendidas. Todas as vezes que uma nova versão do plano for criada, garanta que todas as partes envolvidas sejam comunicadas e recebam uma cópia da nova versão.

O plano de contingência auxilia na organização, orientação, facilidade e agilidade nas respostas contra a propagação de doenças e outros eventos de importância para a saúde pública. O plano padroniza as ações necessárias para o controle e combate de ocorrências em saúde, é uma ferramenta fundamental no gerenciamento de riscos, por isso, tenha sempre em mente que sua revisão e atualização é essencial de acordo com as mudanças no cenário epidemiológico.

Como diz o ditado, é melhor prevenir do que remediar não é mesmo? Compartilhe esta notícia para que, cada vez mais, profissionais da saúde pública estejam preparados para riscos e emergências em saúde pública.

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Texto por Matheus Ponte

Referências

Ministério da Saúde

Acesse em: https://www.gov.br/saude/pt-br/composicao/svsa/resposta-a-emergencias/planos-de-contingencia

Associação de Profissionais de Epidemiologia de Campo – ProEpi. Guia para Construção de Plano de Contingência para o enfrentamento da pandemia da Covid-19
Acesse em: https://proepi.org.br/download/plano-de-contingencia-2/